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ReadNotify, pour s’assurer que nos emails soient lus

Lorsque j’utilisais Lotus Notes au bureau ou encore Outlook, j’avais l’option de savoir si mon message envoyé par courriel avait été ouvert et lu par mon destinataire. Mais la plupart des services gratuits de courriel (comme Gmail, Hotmail ou Yahoo) n’offrent pas cette fonctionnalité. Mais un ami m’a recommandé le service de ReadNotify.com, un service que j’utilise maintenant depuis un an. Voici mon constat de ce service.

Comment cette fonctionnalité opère-t-elle?

ReadNotify assure un suivi de vos courriels et vous envoie une preuve de la réception et un autre de sa lecture du message. Vous obtiendrez l’heure de l’envoi, de l’ouverture ainsi que la géolocalisation de votre destinataire au moment où il a ouvert votre message. La confirmation contient aussi plusieurs informations utiles comme le nombre de secondes que le message a été lu, si des liens ont été cliqués dans le message, le fureteur Internet, l’adresse IP et le fournisseur Internet.

Ce service est facile à utiliser et fonctionne de façon transparente. Vous n’avez qu’à ajouter le suffixe .readnotify.com au bout de l’adresse de courriel du destinataire. Lorsque votre destinataire votre courriel, votre destinataire ne verra jamais ce suffixe et aussitôt vous expédiera (sans le savoir) un message de confirmation d’ouverture et de lecture. Il est aussi possible de programmer votre logiciel de courriel pour que le suffixe soit ajouté systématiquement à l’envoi de tous vos courriels.

James Bond en action

ReadNotify offre aussi une fonctionnalité pouvant empêcher l’impression et la copie du texte du courriel, service que je n’ai pas testé. Je n’ai pas non plus essayé la fonctionnalité permettant d’autodétruire un courriel aussitôt la lecture complétée, à la fermeture du message. Vous pouvez décider si le le suivi ReadNotify est transparent pour le destinataire ou «invisible».

Les messages sont conservés sur les serveurs ReadNotify et feront l’objet d’un suivi si votre message est réexpédié à d’autres destinataires, ou encore relut plusieurs fois. Vous recevrez à ce moment l’adresse du nouveau destinataire ainsi que sa géolocalisation et toutes les autres infos de base. Si votre message est relu plusieurs semaines plus tard, vous recevrez à nouveau une confirmation de lecture.

Pourquoi utiliser un service de confirmation de lecture?

Voici quelques raisons qui justifieraient l’utilisation d’un tel service :

  • Pour vous assurer qu’un envoi officiel à un représentant gouvernemental (ou important) a bien été reçu
  • Pour vous assurer qu’un collègue ou un destinataire lise bien vos messages
  • Dans le cas où vous organisez une rencontre de groupe, pour vous assurer que tous ont reçu votre invitation.
  • Si vous n’êtes pas certain de l’adresse exacte d’un destinataire, ou pour vérifier encore si sa boîte de courriel est toujours en fonction.

Les désavantages

  • Plusieurs services de courriels, dont Lotus Notes vous donne la possibilité de bloquer ce type de confirmation. Alors, ne présumez jamais que la personne n’a pas ouvert son message, si elle utilise ce type de logiciel.
  • La géolocalisation est souvent déficiente puisque les serveurs d’emails sont la plupart du temps localisé dans les grands centres et non pas où sont situés les utilisateurs de ces serveurs.
  • Plusieurs personnes trouvent que l’utilisation de cette fonctionnalité est invasive et attaque le droit à la vie privée du destinataire. Par contre, cette technique est utilisée depuis de nombreuses années par les publicitaires qui vous envoient des courriels auxquels vous êtes abonnés (ou non), et personne ne s’est jamais plaint de cette situation.
  • Il n’est pas possible de s’abonner et de payer mensuellement (sauf pour le forfait avancé). Si vous ne désirez plus leurs services, assurez-vous de vous désabonner sinon la facturation sera faite automatiquement à la fin de chaque période.
  • Plusieurs utilisateurs se plaignent qu’il est impossible de contacter leur service à la clientèle situé en Australie. Pour ma part, je n’ai jamais eu besoin de les contacter, puisque tout a toujours bien fonctionné.

Et combien ça coûte?

Vous pouvez tester le service gratuitement avec 25 courriels. Ensuite, il vous en coûtera 24$ US par année pour le service de base ou 36$ pour toutes les fonctionnalités (voir la liste détaillée). À 24$ ou 36$ par année, vous êtes limité à l’envoi de 2 000 courriels par année (soit l’équivalent de 38 par semaine ou 5 par jour). Si vous dépassez ce quota, vous pouvez payer 4$ par mois, pour 350 courriels (environ 11 par jour).

Il existe plusieurs autres services pour suivre vos courriels. Cet article en anglais de About.com fait la critique de sept services de confirmation d’emails disponibles en ligne.

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